Como Escrever Um E-mail Profissional

Por causa de sua velocidade e eficiência, você provavelmente usará o e-mail de alguma forma, não importa sua função ou setor. Você pode escrever um e-mail profissional por vários motivos. 

Por exemplo, você pode precisar recapitular uma reunião importante, trocar informações, transmitir uma atualização importante ou enviar uma carta de apresentação.

Um e-mail profissional bem escrito fornece ao destinatário uma mensagem amigável, clara, concisa e acionável. Aprender como escrever um e-mail que atenda a todos esses critérios pode exigir prática.

Considere as seguintes dicas e práticas recomendadas para ajudá-lo a escrever e-mails profissionais e eficazes: Identifique seu objetivo, considere seu público, mantenha-o conciso, revise seu e-mail, use a etiqueta adequada e lembre-se de fazer o acompanhamento.

Seis etapas para escrever um e-mail profissional

Se você não tiver certeza de como iniciar um e-mail profissional, estas cinco etapas podem ajudá-lo a criar uma mensagem profissional:

1 . Identifique o seu objetivo

Antes de escrever um e-mail, pergunte a si mesmo o que deseja que o destinatário faça depois de lê-lo. Depois de determinar a finalidade do seu e-mail, você pode garantir que tudo o que incluir na mensagem apoie essa ação. 

Por exemplo, se você deseja que o destinatário analise um relatório que você anexou, diga a ele o que é o relatório, por que você precisa que ele o revise, que tipo de feedback você precisa e quando precisa concluir a tarefa.  

2 . Considere seu público

Ao escrever uma mensagem de e-mail profissional, certifique-se de que seu tom corresponda ao seu público. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um executivo de negócios que nunca conheceu, mantenha o e-mail bem organizado e livre de piadas ou informalidades. 

Por outro lado, se estiver enviando um e-mail a um colega com quem você tem um bom relacionamento, use uma abordagem menos formal e mais amigável.

3 . Seja conciso

Seu público pode ter pouco tempo para ler seu e-mail, portanto, seja o mais breve possível, sem omitir informações importantes. Tente não abordar muitos assuntos de uma só vez, pois isso pode tornar sua mensagem longa, difícil de ler e difícil de agir. 

Ao editar seu e-mail, retire todas as informações irrelevantes para o assunto que você está abordando. Use frases curtas e simples, removendo palavras de preenchimento e informações estranhas. Isso tornará sua nota mais curta e fácil de ler.

4 . Revise seu e-mail

Um e-mail sem erros demonstra diligência e profissionalismo. Antes de enviar um e-mail, reserve um momento para verificar se há erros de ortografia, gramática ou sintaxe. Além disso, verifique novamente para garantir que incluiu todos os anexos que você possa ter mencionado em sua mensagem. 

Se for um e-mail importante para partes interessadas críticas, você pode pedir ao seu supervisor direto ou a um colega de confiança para lê-lo antes de enviá-lo.

5 . Use etiqueta adequada

Inclua uma saudação cortês e um encerramento para soar amistoso e educado. Além disso, seja atencioso com o destinatário e com seu tempo. Por exemplo, a menos que seja uma emergência, evite enviar um e-mail a um contato pedindo algo fora do expediente ou enquanto ele estiver de licença.

6 . Lembre-se de fazer o acompanhamento

A maioria das pessoas recebe vários e-mails por dia, então podem perder ou esquecer de responder à sua mensagem. Se o destinatário não responder em dois dias úteis, considere entrar em contato com um e-mail de acompanhamento amigável.

Formato e estrutura do e-mail profissional

Existem cinco elementos a serem considerados ao formatar seu e-mail. Aqui está uma análise de cada um:

1 . Linha de assunto

Esta é uma frase curta que resume o motivo de sua mensagem ou o objetivo de sua comunicação. É importante incluir uma linha de assunto ao enviar um e-mail profissional para que seu público saiba exatamente o que esperar e possa localizar a mensagem facilmente, se necessário. Por exemplo:

“Acompanhamento: Apresentação do Produto”

2 . Saudação

Esta é a primeira linha do seu e-mail e geralmente atua como uma saudação. Por exemplo:

“Olá, Sr. Marcos,”

3 . Corpo

Assim como o corpo de uma carta, é aqui que você compartilhará sua mensagem completa. Por exemplo:

“Obrigado por assistir à apresentação do novo produto esta tarde. Anexei um arquivo de vídeo da gravação completa para que você possa compartilhar com sua equipe. Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida.”

4 . Fechando

Esta é a última linha do seu e-mail antes da assinatura e deve encerrar a sua mensagem. Aqui também é onde você pode reiterar quaisquer solicitações feitas no corpo da sua mensagem. Por exemplo:

“Estou ansioso para falar com você na quarta-feira. Obrigado novamente!”

5 . Assinatura

A assinatura é onde você se identifica por nome, cargo e qualquer outra informação relevante para suas comunicações. A maioria dos programas de e-mail permite que você defina uma assinatura fixa que é adicionada automaticamente ao final de cada e-mail que você envia.

“Atenciosamente,
Fabrício Gomes
Engenheira de Software Sênior
ABC Software”

Exemplos de e-mail profissional

Aqui estão três exemplos de e-mails profissionais:

1 . E-mail para um novo contato

Linha de assunto: Oportunidade de contrato de pesquisa UX

Olá Amaral,

Espero que esta mensagem encontre você bem. Estou entrando em contato hoje porque estou gerenciando um projeto de aplicativo aqui na ABC Company e procurando um contratante de pesquisa de UX qualificado para ajudar a analisar vários conjuntos de dados de teste de usabilidade.

Este é um projeto de três meses com início em 1º de fevereiro e estimamos que levará cerca de 15 horas por semana. Todo o trabalho pode ser concluído remotamente, mas você pode usar nosso espaço de trabalho.

Informe se você está interessado neste projeto e podemos marcar um tempo para discutir os detalhes mais detalhadamente. Estou ansioso para ouvir de você.

Atenciosamente,

Diretor de Experiência do Usuário
ABC Company.

2 . E-mail para um grupo

Assunto: Reunião de marketing cancelada

Oi equipe,

A reunião de estratégia de marketing agendada para esta tarde foi cancelada.

Peço desculpas pelo aviso tardio, mas sei que todos apreciarão o tempo extra de volta em seus dias. Voltaremos a nos reunir no horário agendado regularmente na próxima quarta-feira.

Obrigado,

Camilla Van Buren
Gerente de Marketing Sênior

3. Email de acompanhamento

Assunto: Re: Disponibilidade para Reunião Introdutória

Oi Maria,

Eu só queria verificar a data de sua reunião com o Sr. Marcos Afonso. Informe se 5 ou 6 de junho funciona melhor para sua programação.

Obrigado!

Alexandre Morais

Assistente Executivo
123 Company

Esteja você entrando no mercado de trabalho pela primeira vez ou apenas procurando melhorar suas habilidades de comunicação eletrônica, aprender a escrever um e-mail profissional é uma habilidade crítica. Usando as dicas e exemplos acima para orientar seus esforços de e-mail, você estará escrevendo mensagens mais eficazes.